Het overkomt iedereen: een factuur wordt niet betaald. Dit kan zijn als particulier, als ondernemer maar ook als overheidsinstelling. Onbetaalde facturen komen overal voor en er kunnen verschillende redenen zijn waarom deze onbetaald blijven. Het kan komen omdat de klant financiële problemen heeft, er een probleem is met de factuur of dat de factuur vergeten is. Een incassobureau inschakelen moet je uiteraard doen als het nodig is, maar hoe kun je dit het beste voorkomen?
Leg afspraken goed vast en communiceer dit duidelijk naar de debiteur
De eerste en belangrijkste stap is het maken van afspraken met je debiteur en dit goed en duidelijk communiceren naar elkaar. De afspraken zijn onder andere de afspraken omtrent de levering van producten of diensten, maar vergeet ook zeker niet het betaaltermijn. Afhankelijk van jouw algemene voorwaarden en de afspraken met de klant wordt vaak een termijn van 14 of 30 dagen gehanteerd. Bij sommige grote organisaties kan 45 dagen ook afgesproken worden. Zorg dat de betaaltermijn ook op jouw factuur staat, zodat er geen verwarring kan ontstaan.
Als de factuur na vervaldatum nog onbetaald is, kun je eenvoudig naar de factuur verwijzen. Daarnaast is het voor een debiteur ook makkelijker om een factuur te bekijken voor de termijn dan dat ze een hele algemene voorwaarden-pakket moeten doorlopen om eruit te komen. Pas op dit moment zou je moeten denken aan een incassobureau inschakelen.
Wanneer moet je toch een incassobureau inschakelen?
Als de betaaltermijn verstreken is, de debiteur zijn (betaal)afspraken niet nakomt of je het gevoel krijgt dat de vordering uiteindelijk niet betaald gaat worden omdat de debiteur niet reageert, wordt het tijd om de vordering toch uit handen te geven aan het incassobureau. Het is geen aanrader om dit te snel te doen, want het kan je klantrelatie verslechteren en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Neem altijd eerst zelf een aantal keren contact op met de debiteur om te kijken wat de problemen zijn en oplossingen te zoeken.
Start met de procedure van herinneringen versturen, de debiteur bellen en sluit af met het verzenden van een aanmaning. Doe dit conform de Wet Incassokosten om aanspraak te kunnen maken op een kostenvergoeding die de debiteur moet betalen. Als de debiteur wel wil betalen, maar niet kan betalen kijk dan of er mogelijkheden zijn tot een betalingsregeling waarbij er bijvoorbeeld eens per twee weken een betaling wordt gedaan zodat je er bovenop kan zitten en een incassobureau inschakelen niet nodig is.
Als laatste optie inschakelen
Als je er uiteindelijk niet uit komt, schakel dan een incassobureau in dat bij jou en jouw bedrijf past om de vordering alsnog te innen. Mocht je in zijn geheel moeite hebben om jouw debiteurenbeheer te voeren, dan zijn er ook bureaus die gespecialiseerd zijn op dat vakgebied. Daarnaast kun je vaak ook ondersteuning krijgen tijdens de dagvaardingsprocedure.
Een incassobureau inschakelen is in sommige gevallen nodig, maar je kunt zelf veel doen om hun hulp niet nodig te hebben. En als je zelf niet de kennis hebt, vraag dan het bureau om je tijdens het debiteurenbeheer al te ondersteunen zodat een incassotraject niet nodig hoeft te zijn.
